Koosolek on igapäevane tööriist projektide juhtimisel ja ettevõtte eesmärkide saavutamisel. Et see ei kujuneks töötajate aja raiskamiseks, vaid annaks oodatud tulemuse, soovitatakse enamasti koostada detailne päevakord ja ajast rangelt kinni pidada. See loob petliku illusiooni, et kui me vaid tublimad oleks, siis läheks kõik paremini. Soovitan koosolekute efektiivsuse kasvatamisele teisiti läheneda ning kolme olulist põhimõtet silmas pidada. Kui jõudu üle jääb, ei tee ka paha taktikalised detailid üle vaadata.
1. Alusta lõpptulemustest
Mis peaks olema teisiti, kui koosolek lõpeb? Vastuse leidmine sellele küsimusele on iga eduka koosoleku läbiviimise võti.
Pahatihti on koosolekute päevakorrapunktid ainult üldised teemakirjeldused ilma lõpptulemuse sõnastamiseta. Nii saabki pikale venivat jutupuhumist katkestada ainult suvaliselt valitud kellapiiranguga: nt 10 minutit teemale X ja 15 minutit teemale Y. Ainuüksi ajapiirangu ja tegevuse kirjelduse abil ei saa aga olla kindel, et arutelu on eesmärgipärane. Saame ainult olla veendunud, et koosoleku kestvus on “õige”.
Toon mõned näited, kuidas päevakorrapunkte sõnastada kui lõppeesmärke. Nii on kohe selge, millal võib järgmise punkti juurde asuda või koosoleku lõpetada.
Agenda punktid vs. soovitud lõpptulemused
| Arutleme | Otsus |
| Diskussioon | Kokkulepe |
| Vaatame üle | Plaan |
| Selgitame | Lahendus |
| Esitleme | Ideede nimekiri |
| Projekt ABC | Definitsioon |
| Müügi kasvatamine | |
| Tööga rahulolu | |
| Palgad |
Mida teha korduvate koosolekutega?
Koosolek on vahend millegi saavutamiseks, kus inimeste samaaegne koos viibimine on kõige otstarbekam. Nii arutatakse iganädalastel müügikoosolekutel tihti olemasolevate klientide probleemide ning uute ja vanade klientide lisamüügi üle. Sobilik lõpptulemus võiks olla näiteks kokkulepe plaanitud tegevustest olemasolevate ning uute klientide juures.
Kindlasti ei tasu alustada ühtki uut ega korduvat koosolekut ilma, et on kokku lepitud soovitud tulemustes.
2. Tegevuskava ehk vaheetappidega teekaart
Arusaadavalt on lõppeesmärgini jõudmiseks tarvis läbida mitmeid vaheetappe. Soovitav on needki eelnevalt valmis mõelda ja kirja panna. Kui seda ei ole võimalik ilma osalejate panuseta teha, leppige koosoleku alguses vaheetappides ühiselt kokku ning pange need kirja.
Kui oodatud lõpptulemus on hankel osalemise plaani kokkulepe, siis oleks näitlik nimekiri võimalikest vahetulemustest lõppeesmärgi saavutamiseks selline:
- Otsuse teatavaks tegemine. Nt: oleme otsustanud hankel osaleda.
- Küsimustele vastamine. Nt: soovi korral seletatakse otsuse loogikat ning sellest tulenevaid kohustusi töötajatele.
- Järgmised sammud. Nt: räägime läbi, millised on järgmised sammud enne pakkumise allkirjastamist.
- Vastutajad ja kokkulepped. Nt: kes millise etapi eest vastutab, millised on olulised kuupäevad ja kellaajad.
Kui osalejatel pole selget ülevaadet, kui kaugel protsess parajasti on, siis on väga kerge raisata väärtuslikku aega erinevate punktide vahel edasi tagasi pendeldades. Kui kõikidel on aga selge ülevaade protsessist, hoiab see oluliselt kokku nii aega kui ka energiat.
3. Rollid
Kolmas väga oluline põhimõte efektiivse koosoleku läbiviimiseks on rollide paikapanemine. Kui iga osaleja teab, mida ja miks temalt oodatakse, oskab ta vastavalt panustada ning tänu sellele saab vältida ka koosolekul osalejate hulga paisumist.
Mõnikord on pärast koosolekut mulje, et teine osakond on meie ettepanekutega nõus ning valmis oma ressurssidega järgmisel nädalal panustama, kuna Pille teisest osakonnast osales ja ta ei vaielnud vastu. Pille ei olnud aga teadlik, et ta esindas tervet osakonda ning et sellest mingeid tagajärgi tekib. Rollide paikapanemine aitab taolisi segadusi vältida.
Tean ettevõtet, kus koosolekud paisusid väga suurteks ja lohisevateks, sest osalejaid puudutavad teemad võisid juhuslikult arutlusele tulla. Pärast selgete piiride seadmist eesmärgile, protsessile ja osalejate rollidele olukord muutus.
Rolle võib jaotada mitmeti ja enda ettevõtte vajadusest lähtuvalt. Järgnevalt üks võimalus:
- Elluviija: inimene, kes ülesande tegelikult ära teeb.
- Vastutaja: vastutab, et töö tehtud saab.
- Konsulteeritav: enne otsuse langetamist küsitakse tema arvamust.
- Informeeritav: pärast otsuse tegemist antakse talle teada.
Kui asjaosalistele on selge mis on koosoleku eesmärk, kuidas seal otsuseid langetatakse ning milline on nende oodatud roll, on suurem tõenäosus, et koosolekust võtab osa vähem inimesi.
Kokkuvõtteks
Enne järgmist koosolekut veendu, et olemas on selged vastused järgnevale kolmele küsimusele.
Koosolekute check-list:
- Lõpptulemused on läbi mõeldud. Mis on need tulemused, mille saavutamiseks on tarvis inimeste samaaegset näost näkku suhtlemist?
- Vaheetappidest koosnev tegevuskava. Kuidas aitab see koosolek sinu lõppeesmärke paremini saavutada, ning kui kaugel me sellest oleme?
- Rollid on osalejatega kokku lepitud. Kas meil on selge pilt omavahelistest vastutusaladest ja kokkulepetest?
Kui need asjad on paigas, jääb aega peenhäälestada ka elementaarseid asju, nagu koosoleku juhataja rolli teadvustamine, keskne koht otsuste hoidmiseks jpm.
Ilmus ka Äripäevas: http://www.aripaev.ee/uudised/2015/06/24/kuidas-koosolek-efektiivsemaks-muuta
